Manajemen Arsip Inaktif

Pengertian Manajemen Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya  bagi pelaksanaan kegiatan instansi  serta  dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.  Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.  


Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif        

Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan  informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah;  pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam  maupun  oleh manusia.
Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.
Ruang lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut: penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif,  penentuan lay out ruang Pusat Arsip (inaktif),  pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip, pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau), penataan dan penyimpanan arsip inaktif,  pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif  dan pelayanan arsip inaktif.   

Konsep Dasar Pusat Arsip (Records Center)

Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang  dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat,  tepat  dan biaya yang murah.
Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu Pusat Arsip Minimal, Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar, dan Pusat Arsip layanan referensi penuh. Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi.


Jenis Pusat arsip yang dikelola sendiri  adalah apabila suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah di luar kantor untuk menyimpan arsip inaktifnya.  Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial. 

Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan

Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif  apakah di lingkungan kantor (on site storage)  atau di luar lingkungan kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.
Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.


Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip;  lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor;  gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:       

Lokasi gedung penyimpanan arsip harus lebih murah dari pada daerah perkantoran.
1.     Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi tinggi.
2.     Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
3.     Hindari daerah atau lokasi yang rawan kebakaran.
4.     Hindari daerah atau lokasi yang rawan banjir.
5.     Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian / pemukiman penduduk atau pabrik. 


Pembangunan gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan  adalah rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya

sumber : FISIP - ASIP4319 Manajemen Arsip Inaktif
http://pustaka.ut.ac.id/website/index.php?option=com_content&view=article&id=46:asip-4319-manajemen-arsip-inaktif&catid=29:fisip&Itemid=74