Arsip Elektronik

ARSIP ELEKTRONIK

Manfaat



1.

arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.

berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan

menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.

berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk

text

4.

hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya

tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya

bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja

dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke

dalam media lain, misalnya CD atau

Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatanPengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasiPencarian secara full-text, dengan mencari filefulldokumen.Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kitaexternal hard disk.

5.

berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks

sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF)

atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.

buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga

berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau

bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.

dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui

LAN bahkan internet.

8.

jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara

elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif

sulit untuk mengaksesnya.

9.

media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery

dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun

pencurian, pem

Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RWMengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atauBerbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumenMeningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secaraMudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalamback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Kelemahan

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan

maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,

misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen

kerena tidak sengaja.

posted by : tirman.files.wordpress.com/2010/05/pengertian-arsip-elektronik.pdf

at 4:43 pm

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam

file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola

oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya

sebagai bukti kegiatan.