Rabu, 06 April 2011

Arsip Elektronik

ARSIP ELEKTRONIK


Manfaat

1.
arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.
berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.
berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk
text

4.
hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya
tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja
dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke
dalam media lain, misalnya CD atau
Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatanPengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasiPencarian secara full-text, dengan mencari filefulldokumen.Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kitaexternal hard disk.

5.
berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks
sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF)
atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga
berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau
bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.
dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui
LAN bahkan internet.

8.
jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara
elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif
sulit untuk mengaksesnya.

9.
media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery
dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun
pencurian, pem
Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RWMengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atauBerbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumenMeningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secaraMudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalamback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Kelemahan

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.




posted by : tirman.files.wordpress.com/2010/05/pengertian-arsip-elektronik.pdf
at 4:43 pm





Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam
file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola
oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya
sebagai bukti kegiatan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar